Le travail hybride fait partie intégrante de notre « nouvelle normalité », et savoir comment organiser une réunion Zoom est une compétence cruciale pour votre équipe.
"Les appels virtuels sont devenus une partie importante de nos vies au cours des deux dernières années et, même si la technologie existait avant la pandémie, de nombreuses personnes ne savaient pas comment en tirer le meilleur parti", déclare Sarah Small, fondatrice de Tech Consultant.Un moi numérique. « Zoom est devenu une norme dans notre vocabulaire, et organiser une réunion Zoom est désormais considéré comme tout à fait normal. »
"La technologie nous a amenés à un point où le travail à distance est non seulement réalisable, mais souvent préférable", ajoute Charlotte Davies, experte en carrière chez LinkedIn, qui a constaté une augmentation de 97 % des offres d'emploi à distance au Royaume-Uni.
« Il est important de maîtriser la technologie qui vous permet de travailler à distance et de rester connecté à vos collègues », explique Charlotte.
Ainsi, que vous ayez tardé à apprendre à organiser une réunion Zoom ou que ce soit votre première réunion virtuelle, voici tout ce que vous devez savoir pour une expérience Zoom fluide, y compris comment tirer le meilleur parti de la plateforme.
Comment organiser une réunion Zoom – tout ce que vous devez savoir en 5 étapes simples
« Avant d'organiser une réunion Zoom, assurez-vous de prendre le temps de vous familiariser avec les bases », recommande Charlotte de LinkedIn. « Organiser une réunion d'entraînement Zoom avec un collègue afin que vous puissiez jouer avec toutes les différentes commandes peut être un excellent moyen de vous familiariser avec la plateforme. »
Sarah ajoute : "Il est juste de dire que, même si vous pouvez utiliser Zoom depuis votre téléphone ou votre tablette, vous n'aurez pas les mêmes fonctionnalités. Pour tirer le meilleur parti de vos options, utilisez un ordinateur et vérifiez les paramètres sur le site Web. directement plutôt que via l'application.
1. Créez votre compte et connectez-vous
Si vous n'avez pas encore de compte Zoom, la première étape consiste à en créer un. "S'il y a jusqu'à 100 personnes lors de la réunion, vous pouvez utiliser un compte gratuit pour un appel d'une durée de 40 minutes", conseille Myles Osborn-Banton du site de tutorat virtuel,AllerÉtudiant. "Si vous invitez plusieurs personnes pendant plus de 40 minutes, un compte payant peut être plus adapté."
Notez que votre entreprise peut disposer d'un abonnement Zoom auquel votre adresse e-mail est déjà affiliée. Si tel est le cas, il vous suffira de vous connecter en utilisant vos identifiants professionnels habituels.
"Si vous êtes un utilisateur de Google, en ajoutant le module complémentaire Zoom pour GSuite, vous pouvez instantanément créer n'importe quelle réunion en réunion Zoom avec tous les détails corrects envoyés à vos participants", ajoute Sarah de A Digital Me.
« Créez simplement votre événement dans votre calendrier et, en bas, vous verrez un bouton pour en faire une réunion Zoom », conseille Sarah. « Cela remplit automatiquement votre invitation avec les informations de connexion. Vous pouvez également connecter Zoom à n'importe quelle application de planification comme Acuity ou Calendly, afin que les détails de la réunion soient partagés lorsqu'une réunion est réservée automatiquement.
2. Cliquez sur le bouton « plus » et sélectionnez « Planifier une réunion ».
Une fois votre compte configuré et Zoom ouvert sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton gris plus puis sélectionnez « Planifier une réunion ».
En cliquant sur le bouton plus, vous proposerez également « Planifier à partir d'Outlook » et « Planifier à partir de Google Calendar ». Si vous cliquez ici, vous serez redirigé vers la plateforme correspondante pour créer une réunion Zoom qui sera automatiquement ajoutée à votre calendrier.
3. Remplissez tous les détails de votre réunion Zoom
« En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez utiliser l'invitation téléphonique pour expliquer le sujet de la réunion », explique Myles chez GoStudent. « Vous pouvez utiliser le champ « Sujet » pour donner un résumé général, et vous pouvez utiliser le champ « Description » pour clarifier les intentions de votre réunion. N'oubliez pas de définir également votre fuseau horaire.
"Assurez-vous d'aménager une salle d'attente", ajoute Sarah de A Digital Me. « Cela vous permet de rester en sécurité et d'autoriser uniquement les participants à votre réunion que vous attendez. Cela signifie également que si vous utilisez votre identifiant personnel plutôt qu'un lien de réunion séparé, personne ne viendra sans avertissement.
Il existe également de nombreuses autres options de personnalisation, notamment si les caméras sont allumées ou éteintes au début de l'appel et l'enregistrement automatique de la réunion.
4. Rendre votre réunion Zoom récurrente
« Si vous avez une réunion régulière dans votre calendrier avec quelqu'un, vous pouvez créer une réunion récurrente dans Zoom », conseille Sarah. "Cela signifie que tous les paramètres pertinents pour cette réunion particulière sont transférés et qu'ils auront un lien unique récurrent, différent de votre identifiant personnel. C'est mieux à des fins de contrôle ou si vous organisez régulièrement des webinaires ou des réunions d'équipe.
Pour ce faire, cochez la case « Réunion récurrente » en haut, ce qui réduira les détails que vous devez saisir et vous amènera au calendrier de votre choix lorsque vous cliquez sur « Enregistrer ». Lorsque vous êtes redirigé vers votre calendrier, n'oubliez pas d'ajouter quand vous souhaitez que votre réunion se reproduise – par exemple, quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », la réunion sera programmée sous votre onglet « Réunions à venir » dans Zoom. Ici, vous pouvez « Modifier » ou « Supprimer » la réunion, ainsi que « Copier l'invitation », que vous pouvez ensuite coller dans un e-mail ou un message à toute personne que vous souhaitez inviter.
(Crédit image : Alexander James)
Meilleurs conseils lors d’une réunion Zoom – toute l’étiquette Zoom que vous devez savoir
« Une fois que vous avez organisé une réunion Zoom, vous vous demandez peut-être s'il existe des bonnes pratiques Zoom », explique Charlotte de LinkedIn. « La réponse est oui : l'étiquette Zoom est une chose !
« Avant que le lieu de travail ne devienne virtuel, il y avait beaucoup de choses à faire et à ne pas faire lors des réunions en personne et c'est la même chose pour Zoom. Cela vaut la peine de prendre le temps d'apprendre quelques bonnes pratiques afin que vous puissiez toujours donner le meilleur de vous-même », suggère Charlotte.
Couper le son dans les appels Zoom
« Le bruit de fond provenant de vos collègues si vous êtes au bureau ou de votre environnement si vous travaillez à distance peut être une distraction pour tous les autres participants à l'appel », explique Charlotte. « Lorsque vous ne parlez pas pendant la réunion, assurez-vous de vous mettre en sourdine. De plus, si vous organisez une réunion, n'hésitez pas à couper le son de tout le monde au début de la réunion. Cela peut paraître un peu extrême mais c'est la norme pour les réunions virtuelles et vous permettra de réguler tout bruit de fond pouvant être une distraction.
"Si vous avez besoin de rester en sourdine, mais que vous rejoignez le son de temps en temps, vous pouvez utiliser la barre d'espace pour vous mettre en sourdine et le réactiver", ajoute Sarah.
Utiliser les salles de sous-commission dans Zoom
« Tirez le meilleur parti des salles de sous-commission, en particulier si vous organisez des réunions plus importantes nécessitant des discussions plus restreintes », suggère Sarah. « Vous pouvez les prédéfinir dans les paramètres de la réunion ou les ouvrir à ce moment-là dans l'application. Vous pouvez même limiter la durée de séjour des personnes dans les chambres.
Assurez-vous que le positionnement de votre caméra est correct
« Assurez-vous que votre appareil photo est au niveau des yeux », suggère Charlotte. « Combien de fois avez-vous vu quelqu'un baisser les yeux pendant une réunion ? Non seulement cela peut fatiguer votre cou et vos yeux, mais cela peut aussi être très distrayant pour les personnes présentes à la réunion.
« Avant d'utiliser Zoom, assurez-vous que votre appareil photo est au niveau des yeux afin de regarder droit devant vous », recommande Charlotte. "Si nécessaire, utilisez quelques gros livres ou magazines pour soutenir votre ordinateur portable avant de commencer votre appel."
Soyez conscient des délais
« En raison des différents débits Internet, il peut parfois y avoir un léger décalage lors d'une réunion », explique Charlotte. "Pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, faites des pauses lorsque vous parlez. Cela garantira non seulement que les gens pourront suivre le rythme, mais cela réduira également le risque que les gens s'interrompent les uns les autres.
« Certaines fonctionnalités populaires sont les options « Chat » et « Partager l'écran » », explique Myles. « La plus élaborée d'entre elles est peut-être la fonction « Partager l'écran », qui vous permet par exemple de partager des documents. Pour les utiliser, sélectionnez-les dans votre barre d'outils Zoom.' Vous pouvez également utiliser la fonction de tableau blanc de Zoom pour des annotations collaboratives sur un écran partagé.
Comment affiner votre arrière-plan Zoom
(Crédit image : Paul Massey)
Organiser votre véritable parcours
« Grâce aux options d'arrière-plan virtuel disponibles sur Zoom, il est possible de masquer vos paramètres d'arrière-plan. Cependant, l'aspect fini n'est pas particulièrement soigné ni réaliste et peut distraire le spectateur », explique Sanel Konyar, fondateur d'Interior Kollection.
« Pour une finition professionnelle de votre chat vidéo, assurez-vous que votre arrière-plan est épuré et bien rangé. Plus c'est clair, mieux c'est pour garantir que l'accent est mis sur vous et non sur un décor occupé, encombré ou en désordre », explique Sanel.
« Les grandes plantes feuillues en arrière-plan et les murs de couleur claire constituent des arrière-plans instantanément attrayants devant la caméra », ajoute Sanel.
« Soyez toujours conscient d'où vient votre éclairage », ajoute Myles. « Demandez-vous : cet éclairage naturel provient-il d'une fenêtre ou d'un éclairage artificiel provenant de la lumière d'une lampe dans votre pièce ? Essayez de vous placer devant l'éclairage avec la source, si possible, légèrement au-dessus du niveau des yeux. Cela garantira que vous resterez bien éclairé lors de vos appels. Si vous comptez sur la lumière naturelle, n'oubliez pas de rester attentif à l'heure de la journée afin de ne pas vous retrouver dans le noir.
Utiliser un arrière-plan Zoom virtuel
« Il était toujours possible de modifier votre arrière-plan dans Zoom, mais les options n'étaient pas si géniales », explique Sarah. "Si vous ne souhaitez pas que votre arrière-plan soit visible, envisagez l'option floue."
Pour activer l'arrière-plan flou, pendant l'appel Zoom, ouvrez la barre d'outils en bas de l'écran et sélectionnez « Options vidéo » en cliquant sur la petite flèche blanche à côté de l'icône vidéo. Sélectionnez « Choisir un arrière-plan virtuel » parmi les options, puis sélectionnez « Flou ». Ici, vous pouvez également trouver les arrière-plans virtuels et les filtres vidéo de Zoom.
Vous pouvez également télécharger une image à utiliser comme arrière-plan. « Il y a beaucoup de choses à trouver en cherchant sur Google », explique Sarah. « J'ai un bureau derrière moi – c'est incroyablement réaliste et on me demande souvent où je travaille.
Pour utiliser une image comme arrière-plan, Sarah dit : « Connectez-vous à Zoom via votre navigateur Web et assurez-vous que les arrière-plans virtuels sont activés sous Paramètres > Réunion > En réunion (avancé).
« Ensuite, sous l'onglet « Arrière-plan virtuel » dans les paramètres de votre application Zoom, vous pouvez mettre à jour votre arrière-plan avec n'importe quelle image enregistrée sur votre ordinateur », explique Sarah.
