Équilibre Élégant

Pour moi, une maison organisée est une maison sans stress. C'est un moment où mes pensées dispersées peuvent trouver un sentiment de paix au milieu d'un emploi du temps chaotique. Quand il s'agit de comprendre, je suis souvent coupable de sauter une étape ou deux. Dans mon cas, ce serait oublier d’organiser mes fichiers personnels. Plus précisément les documents qui ont été rangés dans un tiroir d'étagère... Oh comme je redoute même de regarder le désordre que j'ai si finement accumulé.

Alors, quelle serait la meilleure façon de résoudre ce problème ? Eh bien, organisateur professionnel, fondateur d'At Home With Nikki et auteur de "Beautifully Organized: A Guide To Function And Style In Your Home",Nikki Boyd,a partagé quelques trucs et astuces sur la façon exacte dont vous pouvez gérer vos fichiers personnels de la meilleure façon possible. Dans son livre, Nikki partage un aperçu des méthodes que vous pouvez mettre en œuvre afin de garder votre maison organisée de la meilleure façon. Des dossiers personnels aux salles de bricolage, l'expert a répondu à toutes vos questions.

Comme je le disais, nous abandonnons souvent de prendre soin de nos fichiers personnels et, à mesure que nous trouvons l'inspiration pour garder notre espace bien rangé, voici quelques méthodes que Nikki Boyd trouve utiles pour l'organisation des fichiers personnels.

Les méthodes pour les fichiers organisés

Maintenant, en ce qui concerne les dossiers personnels, Nikki nous dit : « Un espace de bureau à domicile est un endroit idéal pour aborder les différentes questions qui nécessitent une attention quotidienne, mais il peut également être un endroit pour mettre en place un système de classement pour les documents importants. Chaque foyer a besoin d’un système de classement en place. Que vous ayez dix-huit ans et vivant dans votre premier appartement ou quarante ans et achetiez la maison de vos rêves, vous avez besoin d'un endroit et d'une méthode pour organiser les documents importants relatifs à votre famille et à votre maison.

Elle poursuit : « Certaines personnes auront également besoin de systèmes de classement pour leur entreprise. Le type de système de classement que vous choisissez dépend de votre façon de travailler et de la manière dont vous choisissez de conserver vos dossiers. La première chose à faire lorsque vous commencez à organiser vos fichiers personnels est de décider quel système vous souhaitez utiliser pour conserver vos dossiers.

Alors, allons droit au but, d'accord ?

1. Dépôt traditionnel

Je suis assez old school, donc pour moi, cette méthode fonctionne probablement mieux. Nikki écrit : « Une méthode de classement traditionnelle consiste à étiqueter un dossier avec une catégorie, à insérer les documents relatifs à cette catégorie dans le dossier et à le stocker dans un classeur. Il existe une variété d'outils de classement efficaces sur le marché pour vous aider à conserver vos fichiers personnels.

2. Système de reliure

La méthode suivante que Nikki utilise est le système de reliure. Les classeurs classiques à 3 anneaux sont pratiques et faciles à utiliser. Tout ce que vous avez à faire pour cela est d'ouvrir le milieu des cerceaux métalliques du classeur et d'y glisser vos fichiers.

Nikki déclare : « Le système de reliure est ma méthode préférée pour conserver les fichiers personnels ; c'est le système que j'utilise chez moi. J'ai un classeur à trois anneaux spécifique à chaque catégorie d'informations que nous conservons », explique Nikki. « J'aime ce système parce que nos fichiers sont à la fois facilement accessibles et portables ; il est facile d'emporter un classeur avec moi si je dois gérer des affaires loin de chez moi. Lorsque nous vivions au Royaume-Uni il y a des années, je travaillais comme registraire dans une école primaire. L'école a utilisé le système de classeurs pour conserver les dossiers de tous les élèves.

Elle poursuit : « Au début, je pensais que c'était fou d'utiliser des classeurs au lieu de dossiers. Mais après avoir travaillé avec ce système pendant plusieurs années, j’ai été convaincu. J'ai trouvé que c'était le moyen le plus efficace de suivre autant d'informations. Lorsque ma famille est revenue aux États-Unis, j'ai adapté et mis en place un système de reliure pour nos fichiers personnels et je l'adore depuis. Si vous êtes jeune et avez relativement peu de fichiers à gérer, vous pourrez peut-être commencer avec un seul. liant. Cependant, au fil de votre vie, vous pouvez étendre votre système de reliures selon vos besoins.

3. Passez au sans papier

Une option respectueuse de l'environnement serait de passer complètement au zéro papier et, comme le note Nikki : « Dans le monde numérique d'aujourd'hui, un système de classement sans papier est une chose raisonnable à envisager. La plupart des transactions se font en ligne, de sorte que la plupart des factures, reçus et autres documents sont fournis par voie électronique, ce qui simplifie la gestion d'un système sans papier. Il existe également sur le marché un certain nombre de scanners rationalisés et faciles à utiliser que vous pouvez utiliser pour réaliser des copies numériques de documents papier.

Elle ajoute : « J'aime le fait qu'avec un système sans papier, vous puissiez accéder à vos fichiers à tout moment et en tout lieu. Si vous optez pour un système sans papier, encore faut-il le paramétrer pour qu’il soit simple et efficace à utiliser. Vous devez créer des fichiers électroniques spécifiques pour chaque catégorie relative à votre maison et à votre vie afin de pouvoir localiser rapidement les articles dont vous avez besoin. Tout le monde n’est pas doué en informatique ; en fait, la technologie peut être frustrante pour certaines personnes. Choisissez un système avec lequel vous êtes à l'aise et vous serez plus susceptible de l'utiliser et de l'entretenir.

4. Catégories de fichiers d'accueil

Afin de mieux comprendre vos fichiers, Nikki vous conseille de les diviser en différentes catégories. Dans son livre, elle présente aux lecteurs une répartition en 23 catégories, des dossiers médicaux aux dossiers d'animaux de compagnie. Parmi ceux-ci, voici mes 4 meilleurs choix dans Beautifully Organized: A Guide To Function And Style In Your Home parNikki Boyd.

Bancaire

C'est quelque chose que nous utilisons au quotidien. Nikki dit que nous devrions « conserver les numéros de compte bancaire dans nos dossiers, mais veiller à sécuriser ces informations ». (Il existe un certain nombre d'applications réputées qui vous permettent de stocker en toute sécurité des numéros de compte et des mots de passe).

Nikki ajoute : « Je m'abstiens de conserver des relevés bancaires physiques, car ceux-ci peuvent être facilement trouvés en ligne si nécessaire. Je garde également un chéquier actuel dans ce fichier. Les chéquiers peuvent être volumineux, de sorte que les chèques supplémentaires peuvent être conservés dans un tiroir de bureau, dans votre coffre-fort ou au fond d'un classeur.

Charité

La charité va très loin et il est très important de savoir où va exactement votre argent.

« Gardez un dossier pour toutes les contributions caritatives », conseille Nikki. « Cela peut inclure les registres de dîme de l'église, les relevés de dons et les reçus des dons de bienfaisance effectués tout au long de l'année. C'est également une bonne idée de conserver une trace des numéros d'identification fiscale des organisations auxquelles vous contribuez. Au moment des impôts, vous serez reconnaissant d'avoir tenu des registres aussi bien rangés !'

Relevés de carte de crédit

Bien que beaucoup de choses soient numérisées, Nikki dit que vous devriez également essayer de conserver les fichiers importants, tels que les relevés de carte de crédit, sous forme papier.

Elle déclare : « Les relevés de carte de crédit sont facilement accessibles via votre compte en ligne et il est fastidieux de conserver plusieurs mois de relevés papier. Cependant, je conserve la déclaration la plus récente dans mes dossiers sous forme physique. Si une accusation frauduleuse apparaît, il est utile d'en avoir une copie papier à portée de main.

Dossiers médicaux

Le dossier médical est un élément essentiel de votre vie, alors assurez-vous de le conserver en toute sécurité.

L'expert en organisation à domicile affirme qu'elle et sa famille conservent toujours un dossier médical dans leurs dossiers. « Nous aimons conserver nos dossiers médicaux dans nos dossiers, y compris les dossiers médicaux de nos enfants adultes. En tant que famille de militaires, nous avons vécu à plusieurs endroits et avons été dans plusieurs hôpitaux différents. J'ai rapidement appris à conserver des copies de mes dossiers médicaux et même à apporter ces dossiers lors de ma première visite chez un nouveau médecin. Vous pouvez certainement également demander des copies électroniques de vos dossiers à votre médecin ou à vos hôpitaux », ajoute Nikki.

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