Alors que nous nous engageons tous dans le travail hybride, savoir comment organiser une réunion Teams est une compétence essentielle, surtout si votre entreprise utilise Microsoft Teams comme espace de travail et d'organisation virtuel.
"Organiser une réunion Microsoft Teams est devenu une seconde nature pour certains grâce à la pandémie, mais pour ceux qui ne sont pas familiers avec Microsoft et ses applications, cela peut ressembler à un champ de mines", déclare Scott Riley, directeur de Cloud Nexus. et expert certifié Microsoft 365.
Alors, que vous travailliez à partir d'unou vous vous rendez dans un bureau, vous avez été chargé d'organiser une réunion Microsoft Teams (ou vous cherchez simplement à mieux vous familiariser avec Teams), ne cherchez pas plus loin : voici le guide infaillible pour organiser une réunion Teams, y compris des trucs et astuces qui vous transformerez en un pro en quelques minutes.
Mais avant de commencer : « Même si vous pouvez accéder à une réunion Teams organisée par quelqu'un d'autre sans avoir besoin de votre propre compte Microsoft, vous ne pouvez pas organiser votre propre réunion Teams sans en avoir un », explique Scott. « Donc, vous devez d'abord vous assurer que vous êtes bien inscrit à un compte Microsoft 365. »
Comment organiser une réunion Microsoft Teams – tout ce que vous devez savoir en 5 étapes faciles
1. Ouvrez Microsoft Teams et commencez à configurer votre réunion
"Tout d'abord, ouvrez Teams et accédez à votre calendrier, qui se trouve généralement dans la barre de menu de gauche", explique Scott. « En haut à droite, vous pouvez cliquer sur « nouvelle réunion ». »
2. Saisie des détails de votre réunion Teams
Une boîte de dialogue vous invitera à renseigner les détails de votre réunion.
"Ajoutez ici le titre, la date, l'heure et la description, ainsi que tout autre détail que vous jugez pertinent", explique Scott. « Vous remarquerez qu'il y a un espace pour l'emplacement. Maintenant, il peut être tentant de le remplir, mais vous pouvez volontiers le laisser vide.
(Crédit image : Photographie ⁄ Paul Massey)
3. Invitez vos collègues à votre réunion Teams
Cela peut être fait soit en sélectionnant un canal (qui est un groupe prédéfini de personnes dans l'espace de travail), soit en ajoutant des personnes individuellement.
« Si vous ajoutez des personnes, vous pouvez simplement saisir leur nom dans la section « Ajouter les participants requis » de la réunion », explique Scott. « Si vous l'utilisez pour une réunion interne, vous obtiendrez une expérience vraiment agréable où il recherchera des personnes dans votre répertoire local dès que vous commencerez à saisir leur nom.
« Si vous ajoutez des personnes extérieures à votre organisation, il vous suffit de saisir leur adresse e-mail complète », ajoute Scott. « Peu importe s'ils ne font pas partie de Microsoft Teams : ils pourront toujours rejoindre votre réunion. »
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4. Enregistrez la réunion Teams
« Lorsque vous êtes satisfait de tous les détails correctement renseignés, vous pouvez cliquer sur Enregistrer », explique Scott. "Cela enverra automatiquement l'invitation à ceux à qui vous avez demandé de participer.
« La meilleure partie ? », ajoute Scott. "Étant donné que votre calendrier Outlook est synchronisé avec Teams, il ajoutera automatiquement la réunion à votre agenda sans que vous ayez à le faire manuellement."
Et voilà ! Vous pouvez vous asseoir et vous détendre pendant que votre réunion Teams est configurée, mais assurez-vous de ne pas oublier d'y assister !
5. Assister à votre réunion Teams
"Si vous avez ajouté avec succès la réunion à votre calendrier et que les invités ont confirmé leur participation, tout ce que vous avez à faire le moment venu est d'accéder à votre calendrier et de cliquer sur le lien Équipes dans l'entrée de la réunion du calendrier", explique Scott. « Cela vous mènera directement à la réunion elle-même où vous pourrez attendre avec impatience l'arrivée de votre invité.
« Si vous accédez par mobile, vous aurez besoin de l'application Teams », prévient Scott. "Ici, vous pourrez voir la réunion et, lorsqu'il sera temps de commencer la réunion, vous recevrez une belle notification avec une option simple pour y participer."
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(Crédit image : Futur)
Meilleurs conseils lorsque vous êtes en réunion Teams
"Si vous avez ajouté avec succès la réunion à votre calendrier et que les invités ont confirmé leur participation, tout ce que vous avez à faire le moment venu est d'accéder à votre calendrier et de cliquer sur le lien Équipes dans l'entrée de la réunion du calendrier", explique Scott. « Cela vous mènera directement à la réunion elle-même où vous pourrez attendre avec impatience l'arrivée de votre invité.
« Si vous accédez par mobile, vous aurez besoin de l'application Teams », prévient Scott. "Ici, vous pourrez voir la réunion et, lorsqu'il sera temps de commencer la réunion, vous recevrez une belle notification avec une option simple pour y participer."
Activer « Ne pas déranger » pour une réunion ciblée
« Vous avez une réunion vraiment importante sur laquelle vous souhaitez vous concentrer ? Mettez Teams en mode « Ne pas déranger », ce qui signifie que vous ne recevrez pas d'alertes pour les messages ou les discussions des autres équipes », recommande Scott.
« Avant de commencer votre réunion, ouvrez Teams et dans la barre de recherche supérieure, tapez /DND. Une fois que vous avez terminé, il est /AVAILABLE de revenir aux alertes », explique Scott.
Coupez le son des autres participants pour limiter le bruit de fond et les distractions
« Dans les grandes réunions, vous pouvez désactiver le son de certains participants ou de tous les participants en quelques clics », explique Scott. « Dirigez-vous vers le bouton « participants » en haut de la réunion. Vous pouvez couper le son d'une personne ou de tout le monde à partir d'ici », explique Scott.
« Si vous êtes l'hôte, depuis votre réunion, cliquez sur l'icône « Partager l'écran » », explique Scott. « C'est en haut à droite, juste à côté du bouton « Quitter ». Vous devriez voir une liste des présentations récentes sur lesquelles vous avez travaillé. Sélectionnez la présentation que vous souhaitez partager. S'il n'est pas visible, cliquez sur « Parcourir » et vous devriez pouvoir effectuer une recherche. À partir de là, vous pouvez également partager l’intégralité de votre écran.
« Par défaut, toute personne au sein de votre organisation peut effectuer une présentation dans Teams », explique Scott. « Si vous collaborez avec quelqu'un d'autre, vous souhaiterez peut-être qu'il partage également son écran. Dirigez-vous vers le bouton « participants » et recherchez le participant dans la liste. À partir de là, vous pouvez en faire un présentateur.
Vous pouvez également enregistrer, transcrire ou ajouter des sous-titres à votre réunion Teams
En appuyant sur les trois points en haut de votre réunion Teams, vous afficherez une liste d'options parmi lesquelles choisir. Ici, vous pouvez choisir : « démarrer l'enregistrement », qui produira un fichier vidéo à la fin de la réunion ; « démarrer la transcription », qui produira une transcription de la réunion sous l'onglet « Enregistrement et transcriptions » dans Teams ; ou « sous-titres en direct », qui fourniront des sous-titres en direct à l'écran pendant que les participants parlent.
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Comment savoir si tout le monde est disponible pour assister à ma réunion Teams ?
Sans demander directement à chacun sa disponibilité, « lors de la planification de réunions avec des invités dans Teams, vous pouvez utiliser un assistant de planification qui affiche les blocs de disponibilité dans les agendas des invités », recommande Scott.
De plus, Teams permet aux invités de confirmer leur présence aux réunions, ce qui signifie que vous devez savoir à l'avance qui sera présent.
Comment puis-je voir quand mes réunions Teams sont programmées ?
« Vos équipes et Outlook sont synchronisés afin que vous puissiez les utiliser pour savoir quand vous êtes disponible ou organiser des réunions », explique Scott. "Si vous avez été invité à une réunion Teams, celle-ci sera automatiquement ajoutée à votre calendrier Outlook.
« Si vous n'utilisez pas Outlook, pas de problème ! » ajoute Scott. "Avec des systèmes tels que Gmail, vous avez généralement la possibilité d'"ajouter au calendrier" lorsque vous recevez l'invitation à une réunion."
Puis-je assister à une réunion Teams si Microsoft Teams n’est pas installé ?
"Vous n'aurez pas besoin d'installer de logiciel et une fois la réunion terminée, vous pourrez simplement fermer la fenêtre du navigateur", ajoute Scott.
Cependant, n'oubliez pas que vous devez avoir téléchargé Teams si vous souhaitez organiser votre propre réunion Teams.
